Автор: admin | 24.10.2012 | 3:03 | В рубриках:

В каждой организации, каждой фирме со временем скапливается множество папок с документами прошлых лет. Что же делать с ними дальше?

Взаимоотношения фирмы и госархива

Существуют два вида организаций – одни сдают свои документы для хранения в госархивы, другие не сдают.

Мы будем говорить о тех организациях, которые не сдают свои документы в госархив, поскольку те фирмы, которые сдают документы на госхранение, тесно сотрудничают со своими архивными кураторами.

Номенклатура дел

Чтобы разобраться, какие документы сколько времени хранить, нужна номенклатура дел – по-другому – систематизированный список дел Вашей фирмы. Этот список указывает, как долго нужно хранить дела.

Существует определенная форма номенклатуры с такими графами:

  1. индекс;
  2. заголовок;
  3. количество дел;
  4. сроки хранения и номер статьи по Перечню;
  5. примечание.

Как составить номенклатуру?

За основу берется штатное расписание фирмы (или направления деятельности), Устав фирмы или Положение об организации. Составляется список всех (именно так!) дел, которые есть в Вашей фирме по каждому отделу (или направлению деятельности).

Затем они систематизируются внутри отдела – располагаются по степени значимости (самые важные – вверху, затем менее важные). Каждому делу присваивается четырехзначный индекс, который состоит из порядкового номера отдела (если он имеется; или направления деятельности); порядкового номера дела в разделе (выглядят индексы, например, так: канцелярия 06-01; 06-02; бухгалтерия 04-01; 04-02 и так далее).

Как долго хранить документы?

Дальше наступает наиболее серьезный момент – нужно выяснить, как долго хранится каждое дело, которое включено в номенклатуру.

Для этого не нужно изобретать велосипед – он уже существует в виде Перечня управленческих документов, которые образуются в организациях. Нужно найти в Перечне дело с таким же заголовком и поставить такой же срок хранения с ссылкой на статью Перечня. Но перед этим необходимо обязательно ознакомиться с порядком по применению Перечня и прочитать, как правильно определять сроки хранения.

Иногда (если есть) можно воспользоваться Типовой номенклатурой дел или Примерной (если такие есть в Вашей отрасли деятельности).

Сроки хранения ваших документов получатся самые разные: от “постоянно” до “1 год”.

Документы по личному составу

При определении срока хранения особенно внимательно надо отнестись к приказам по личному составу – они должны храниться в течение 75 лет, причем, с отметкой “ЭПК”. Это значит, что какой-то из документов может иметь серьезное значение (например, в Вашей фирме работал лауреат Нобелевской премии и все документы, касающиеся его личности, имеют уже государственное значение).

Экспертная комиссия

Делать все это необходимо целой экспертной комиссией (ЭК), в которую хорошо бы пригласить и бухгалтера, и кадровика (если есть), а последний член комиссии – секретарь (или зав. канцелярией, или зав. архивом).

Для создания такой комиссии (ЭК) нужно издать приказ и утвердить Положение об ЭК.

Формирование дел

Номенклатура – это скелет делопроизводства фирмы. Дальше должно нарасти “мясо” – то есть с начала года надо вести все папки в соответствии с номенклатурой.

В папку подшиваются документы, которые совпадают по своему содержанию с заголовком этого дела. Дело считается начатым, если в нем есть хотя бы один документ. Одно дело можно вести в течение 5 лет.

Если в течение года вести все дела фирмы, придерживаясь номенклатуры, то в конце года все документы окажутся “расфасованными” как по видам, так и по срокам хранения.

Экспертиза ценности

В конце года дела с написанными заголовками и сроками хранения нужно будет только сложить в шкаф. Пока. На два года. Затем (через два года) снова нужно собрать комиссию (ЭК) и определить ценность каждого дела с тем, чтобы определить, какие дела нужно будет хранить постоянно (вспомните Нобелевского лауреата), какие поменьше, но тоже долго – 75 лет, а какие можно выбросить (или сжечь – как больше нравится).

В результате такой важной работы должно получиться 4 группы документов:

  • постоянного хранения;
  • документы, хранящиеся временно – больше, чем 10 л. (в эту группу входят документы по личному составу);
  • дела, не подлежащие хранению.

Обратите внимание, что последней (!) формируется группа тех дел, которые будут уничтожены – это очень важно, потому что бывает так, что в предыдущих группах документов обнаружится пропажа или испорченный документ, и тут пригодится копия, которая как раз и оказалась в последней группе.

Оформление дел, которые сдаются в архив

Затем, в зависимости от того, сколько хранится дело, проводится полное или неполное оформление дел. Это нужно для, чтобы дела, которые будут храниться в архиве Вашей фирмы (или в шкафу – но это тоже архив), имели удобный для дальнейшего использования вид.

Полное оформление – дело подшивается или переплетается, уточняется заголовок, пересчитывается количество страниц в деле. Такому оформлению подвергаются все дела, которые будут храниться постоянно.

Дела, которые хранятся временно (до 10 л. включительно) нужно оформить частично: листы можно не нумеровать, документы не систематизировать.

Составление описей дел

Теперь, чтобы наши пронумерованные и подшитые дела не потерялись, нужно составить архивные описи. Это своего рода справочник, содержащий перечень дел, хранящихся в архиве (шкафу).

Такие описи составляются по определенной форме (можно уточнить в ближайшем госархиве). Но коротко можно сказать так: архивная опись имеет такие части, как: “порядковый номер”; “индекс”; “заголовок” (точно такой же, как на обложке дела); даты; количество листов; сроки хранения (куда же без них).

На каждую группу дел составляется своя отдельная опись.

Использование документов

Зачем нужно хранить документы Вашей фирмы?

Во-первых, надо понять, что после сдачи документов в архив их жизнь только начинается. Эту жизнь можно описать одним словом – использование.

В это понятие входят: ответы на запросы, как частных лиц, так и организаций; использование в СМИ; подготовка различных мероприятий – выставок, конференций и других интересных событий; информирование руководителей (для сравнения, создания справок).

Запросы граждан – это очень важно. Это выдача справок об уточнении трудового стажа, заработной платы – тех документов, которые необходимы для оформления пенсий.

Заключение

Документы возникли, прежде всего, для того, чтобы сохранить информацию и придать ей определенную силу. И сегодня каждый день создается большое количество информации, которая остается в документах. И оказывается, что сохранение документов – это и есть сохранение информации, которая будет использована нашими потомками. И очень важно, чтобы вся эта информация была качественной, интересной, полезной. Когда начинаете что-то писать – подумайте об этом.

Интересной Вам работы!

Эта запись была опубликована 24.10.2012в 03:51. В рубриках: . Вы можете следить за ответами к этой записи через RSS 2.0. Вы можете оставить свой комментарий или трекбек со своего сайта.

Оставьте свой комментарий

Примечание: Осуществляется проверка комментариев, и это может задержать их публикацию. Отправлять комментарий повторно нет необходимости.